Entreprise : Comment Organiser un Événement Digital ?
Les technologies digitales mises à notre disposition aujourd’hui permettent d’organiser en streaming de nombreux événements d’entreprise. L’événement virtuel conserve les codes de son alternative en présentiel mais profite du potentiel des outils digitaux. Organisé sur une plateforme en ligne, il est vécu à distance et permet de réunir et de divertir tout en informant les partenaires d’une entreprise.
Quels sont les objectifs d’un événement digital ?
Ancré dans l’évolution parsemée d’aléas de notre monde, l’événement digital vise approximativement les mêmes objectifs qu’une manifestation en présentiel : communiquer, partager, transmettre et rassembler.
Partager des informations
Un événement digital repose sur une interface web personnalisable sur laquelle chaque intervenant peut partager ses supports sur un espace dédié. Par la suite, libre à l’organisateur de diffuser sa vidéo en streaming sur diverses plateformes prévues à cet effet. Très souvent, les organisateurs mettent à leur disposition les supports utilisés lors de l’événement directement sur leur site web, afin de proposer un contenu à valeur ajoutée et de les rendre facilement accessibles. Digitaliser un événement permet ainsi d’optimiser pleinement l’échange et la communication des informations en toute sécurité.
Apporter une solution alternative en cas d’annulation
Pour pallier l’annulation de manifestations déterminantes, la digitalisation des événements constitue la garantie que les participants pourront y participer ou les visionner en Replay. Ainsi les entreprises sont certaines que leurs destinataires bénéficieront de leur dispositif digital événementiel à tout moment. Ce facteur est d’autant plus important aujourd’hui face aux contraintes imposées par la crise sanitaire actuelle causée par la Covid19. Nous sommes tous amenés à revoir nos méthodes de communication et développer des compétences pour communiquer en ligne au quotidien.
Effacer les distances
Digitaliser un événement vise à rassembler des collaborateurs du monde entier sans souci de l’accessibilité, de l’animation ni de la proximité des participants. Désormais, organiser des conférences comptant des milliers de visiteurs, communiquer des informations sans contraintes de distance ou d’accessibilité devient possible, ce qui permet aux entreprises d’élargir leur audience.
Les différents types d’événements digitaux
L’événementiel digital, conçu pour des destinataires à distance, propose un contenu en ligne diffusé en direct via une plateforme de diffusion et réunit un nombre illimité de participants situés n’importe où dans le monde. On retrouve aujourd’hui différents formats d’événements en ligne aux objectifs variés.
Réunions d’entreprise et Assemblées générales
Grâce à la digitalisation des entreprises, les rassemblements professionnels sont aujourd’hui organisés plus facilement et surtout accessibles, malgré les contraintes sanitaires actuelles. Avec les diverses plateformes professionnelles pour l’organisation de réunions et de rendez-vous en ligne, les événements professionnels peuvent continuer d’avoir lieu. Ceci permet à l’entreprise de maintenir le rythme de ses équipes tout en ayant des temps de communication et d’échange, favorisant ainsi l’atteinte des objectifs.
Incentives, Conventions d’entreprise et Séminaires
Autres moments de partage entre la direction et ses salariés, les séminaires et les conventions visent la cohésion d’équipe et permet également de gérer d’éventuelles tensions au sein de l’entreprise. Ces événements fédérateurs sont destinés à transmettre des messages importants aux salariés et aborder la stratégie de l’entreprise tout en offrant une occasion d’échange et de détente à ses collaborateurs. Autre séminaire pour stimuler la force de vente d’une entreprise, l’inventive a pour objectif de susciter la motivation des collaborateurs grâce à des challenges qui récompensent les plus performants.
Lancement de produit
Événement essentiel pour une entreprise, il suscite l’intérêt des clients et influenceurs afin d’augmenter sa visibilité. L’organisation d’un événement digital pour le lancement d’un nouveau produit permet de le mettre en lumière et surtout de le révéler au grand public. Grâce à des réalisations et des installations professionnelles, marquez les esprits en proposant un événement unique en ligne.
Bien d’autres événements peuvent être organisés online pour fédérer autour d’une marque ou d’une thématique et rapprocher les personnes à distance : webinar, live Instagram, concert, émission tv etc.
Les étapes pour organiser un événement digital
Organiser un événement digital requiert de définir en amont le type d’événement souhaité, ses objectifs, son contenu ainsi que le canal de communication employé. Tout ce processus peut être optimisé si l’entreprise fait appel aux services d’une agence spécialisée dans l’événementiel digital.
Se fixer des objectifs et choisir le format adapté
Il convient avant tout de cibler le profil des participants et de choisir le format adapté. Il conviendra ensuite de déterminer les objectifs de l’animation : cohésion d’équipe, information, découverte, mise en valeur ou autres missions qu’une entreprise peut se fixer.
Déterminer le contenu de l’évènement
Le contenu de l’événement doit s’adapter au format choisi afin de maintenir l’attention du public présent. Il faut donc veiller à ce que le temps des prises de paroles ne soit pas trop long et prévoir des messages à fort impact. Enfin, il conviendra de privilégier le rythme et l’interactivité de l’événement digital.
Adapter les outils à son événement
Pour assurer votre événement digital, il est préconisé de mettre en œuvre les dispositifs digitaux adaptés. Pour cela, vous trouverez aisément diverses plateformes en ligne pour diffuser votre vidéo. Si cette organisation vous semble compliquée, il vous est possible de faire appel à des prestataires qui se chargeront de trouver le lieu de tournage (studio, locaux professionnels, plateau de télévision) et le matériel nécessaire pour son enregistrement et sa diffusion en live qui pourra avoir lieu sur le web via un réseau privé ou bien sur les réseaux sociaux. Le plateau TV et l’accompagnement d’une agence événementielle représentent la solution idéale pour réussir sa digitalisation des événements.