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Guide d'organisation d'un webinar

Comment organiser un webinar ?

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Le webinar ou webinaire est un outil de communication de plus en plus réputé et apprécié par les entreprises, d’autant plus avec le développement du télétravail. Aussi utile pour la communication interne qu’externe d’une entreprise, ce type de séminaire interactif en ligne requiert certaines règles à suivre. Si vous souhaitez vous aussi organiser un bon webinar, suivez notre guide qui vous expliquera étape par étape comment organiser votre conférence interactive en ligne.

Sommaire :

  1. Mettre en place son webinar
    •  Définir ses objectifs
    • Choisir son outil et le lieu
    • Organisation concrète du webinar
    • Promotion de l’événement
  2. Performer le jour J
    • Vérifications techniques
    • Installation
  3. Suivi des retombées du webinar
    • Télécharger l’enregistrement du webinar
    • Suivi du public
    • Suivi des retombées internes du webinar

Mettre en place son webinar

Un webinar réussi passe avant tout par une bonne préparation. Cela vous permettra d’éviter les déconvenues le jour J. Il s’agit de la clé principale pour mettre en place et faire un bon webinar.

  1. Définir ses objectifs

    Définir ses objectifs pour savoir si le webinar est un outil adapté.La première étape à réaliser avant de se lancer dans la préparation d’un webinar est la définition de ses objectifs. Vous devez vous poser plusieurs questions telles que : quelle est ma cible ? Quels sont les objectifs que je souhaite atteindre ? En quoi un webinar est-il un outil adapté pour y parvenir ? Répondre à toutes ces questions vous permettra de réaliser un webinar de qualité et qui saura répondre à vos attentes et celles de votre public.

  2. Choisir son outil et le lieu

    • Des outils informatiques adaptésChoisir un outil informatique adapté.

    Pour vous lancer concrètement dans la préparation du webinar, il vous faut tout d’abord choisir l’outil informatique que vous souhaitez utiliser pour votre événement en ligne. Les options sont multiples pour cela. Qu’il s’agisse de Zoom, Skype, Teams, ou de tout autre plateforme gratuite ou payante, c’est à vous de choisir l’outil le plus adapté pour votre webinar. Pour le choisir vous devrez comparer les fonctionnalités de chacun d’entre eux en fonction de vos objectifs. Intéressez-vous donc au nombre de participants maximal que l’outil permet d’accueillir, mais aussi au nombre et à la fréquence de webinar que vous souhaitez réaliser durant l’année. Certains outils permettent seulement de partager votre écran et donc votre présentation visuelle, tandis que d’autres offrent des fonctionnalités plus personnalisées. Par exemple, certains permettent de créer des sondages en temps réel, d’autres d’ajouter une légère musique d’ambiance lors de l’attente des participants, etc. Un autre critère intéressant à prendre en compte pour faire votre choix est le moyen de connexion au webinar. Certaines plateformes permettent aux invités de rejoindre le webinar simplement grâce à une URL, plusieurs en cliquant sur un lien envoyé par mail, tandis que d’autres nécessitent une inscription sur le site pour ensuite pouvoir se connecter à la conférence en ligne.

    • L’importance du lieu d’enregistrementPlateau blanc et bois de Webcast Studio

    Outre le choix de l’outil informatique, il est également nécessaire de sélectionner un lieu physique adapté à votre événement en ligne. Il est en effet important d’être au calme et dans un espace silencieux pour ne pas être interrompu. Si vos locaux vous le permettent, vous pouvez réaliser votre webinar depuis votre bureau. Vous pouvez également opter pour la location d’un studio de tournage professionnel. Chez Studio Webcast, nous vous proposons de louer un plateau tournage de 60m² pour vos webinars. Modulable et personnalisable à souhait, il vous offrira un enregistrement professionnel grâce à ses multiples décors, son matériel de haute qualité, similaire à celui utilisé par les plus grandes chaînes de télévision. Une équipe de professionnels est également présente sur place si vous souhaitez bénéficier de son aide pour la mise en place du studio selon votre style et vos envies, ou encore pour la partie plus technique de votre enregistrement. Précisons ici qu’un webinar peut être réalisé en direct, mais aussi en différé grâce à l’enregistrement de votre présentation (privilégiez la première de ces options pour un webinar des plus interactifs qui saura pleinement capter l’attention de votre public).

  3. Organisation concrète du webinar

    Organiser votre webinar.

    Vous connaissez maintenant vos objectifs et le lieu de tournage, vous pouvez alors passer à l’étape plus concrète de sa préparation. 

    Déterminez tout d’abord la date et l’heure de votre séminaire en ligne. Il peut être nécessaire de consulter son public cible pour cela afin que le plus de monde possible puisse y participer. Dans le cadre d’une formation, n’hésitez pas à ajouter cet événement à l’agenda de vos équipes.

    Peu importe le support informatique que vous utiliserez pour votre webinar, vous devez préparer un support visuel. L’interactivité étant la grande force de ce type de conférence, passez du temps sur la préparation de votre présentation visuelle ! N’hésitez pas à créer du contenu esthétique, ludique et optimisé afin de capter l’attention de votre audience. Vous pouvez pour cela utiliser PowerPoint, Prezi, Google Sheets ou encore Canva pour ne citer que les plus connus.

    Enfin, préparez-vous à d’éventuelles questions et interrogations qui pourront vous être posées lors du webinar.

  4. Promotion de l’événement

    Femme qui fait une annonce au microphone.

    Votre webinar est maintenant préparé, il ne vous reste plus qu’à promouvoir votre événement. Il peut simplement s’agir d’inviter votre public en leur envoyant l’URL ou le lien nécessaire pour y accéder, ainsi que la date et l’horaire de la conférence en ligne. Attention une inscription préalable est requise sur certaines plateformes pour pouvoir se connecter au webinar le jour J. De même, n’oubliez pas de mettre en place un rappel la veille et/ou le jour même de l’événement. Procédez également à la promotion de l’événement sur votre site, sur vos réseaux sociaux si vous souhaitez convier et rassembler un auditoire plus large.

Performer le jour J

  1. Vérifications techniques

    Le jour J préparez-vous, mettez-vous en place et procédez à des vérifications techniques, cela évitera tout imprévu lors du webinar. Vous pourrez alors être pleinement concentré sur votre événement et être disponible pour d’éventuelles questions.

  2. Installation

    Si vous avez loué un studio vidéo, rendez-vous sur place plusieurs heures à l’avance pour procéder aux réglages nécessaires. Cela vous permettra d’appréhender votre conférence en ligne de manière apaisée et détendue.

    Logo record.Vous êtes maintenant face à votre caméra allumée, il ne vous reste plus qu’à attendre quelques minutes avant le début officiel du webinar. Détendez-vous, vous vous êtes préparé pour cet événement, tout se déroulera bien ! N’oubliez pas d’activer l’enregistrement de votre écran quelques instants avant le début officiel. Cela vous permettra de garder une trace de votre séminaire en ligne et de l’envoyer aux retardataires et/ou absents si vous le considérez nécessaire par la suite. Lancez maintenant votre webinar, bon courage !

Suivre les retombées de son webinar

  1. Télécharger l’enregistrement du webinar

    Si vous le souhaitez et que cela est en adéquation avec vos objectifs, téléchargez votre webinar sur une ou des plateformes afin qu’il soit visible a posteriori. Cela ne sera bien sûr pas le cas si votre webinar a été conçu pour une formation de vos salariés mais cela peut s’avérer intéressant pour la présentation de vos services ou pour le lancement d’un produit par exemple.

  2. Suivi du public

    Une fois votre webinar terminé, programmez et envoyez des mails de remerciement automatisés pour montrer à votre public votre gratitude quant à leur participation. Si cet exercice vous a plu et que vous souhaitez en refaire par la suite, mais aussi pour simplement recevoir un feedback, n’hésitez pas à consulter votre auditoire. Cela peut se réaliser sous forme de mails automatisés leur permettant de noter votre prestation ou encore en remplissant un formulaire. Vous pouvez également les contacter par téléphone pour un retour direct. Plus qu’un suivi, il s’agit d’une véritable interaction qui peut être mise en place et qui pourra vous être bénéfique par la suite (fidélisation de clients par exemple). 

  3. Suivi des retombées internes du webinar

    Portraits de personnes avec des réactions.

    Tout comme il est important pour votre public de savoir que leur avis compte, il est intéressant pour vous de connaître les retombées de votre webinar. Cela vous permettra de vous améliorer si nécessaire pour vos prochains événements en ligne mais aussi de constater si cette forme de conférence interactive a eu les effets escomptés et que cela vaut la peine d’en refaire et si oui pour quel type de communication. Afin de suivre vos statistiques, Studio Webcast vous fournit un Rapport RSE envoyé à chaque fin de live.

L’organisation d’un webinar requiert une certaine organisation mais en suivant les différentes étapes décrites ci-dessus, vous saurez comment organiser un webinar de qualité, efficace et qui marquera l’esprit de votre public.

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