Web conférence : définition, fonctionnement et astuces
Qu’est-ce qu’une web conférence ?
Une web conférence est un colloque en ligne pouvant réunir vos salariés, vos clients, vos fournisseurs ou n’importe quel autre partenaire autour d’une plateforme virtuelle et sécurisée. Les participants se connectent à la plateforme virtuelle via leur ordinateur, tablette ou téléphone et peuvent communiquer en temps réel, sans contrainte de distance. Il s’agit d’un outil en ligne de visioconférence vous permettant de faire des réunions, travailler sur un projet de travail, effectuer une séance de formation ou même organiser des événements en ligne.
À l’instar de la vidéoconférence, une web conférence nécessite une webcam, un micro, des hauts parleurs, un écran, un navigateur et bien entendu une connexion internet. Vous avez accès à de multiples options. En effet, vous pouvez voir et entendre les participants si vous le souhaitez, partager votre écran, utiliser un tableau blanc interactif pour concrétiser vos idées, bénéficier d’une messagerie instantanée… La web conférence est un outil particulièrement complet, vous permettant notamment de partager des fichiers et des documents en direct.
Y a-t-il une différence entre un webinar et une web conférence ?
Les web conférences et les webinars sont tous deux des outils de visioconférence permettant d’organiser des réunions en ligne. Les conférences web sont des outils de collaboration utilisés pour des sessions de formation à distance, des briefings ou des présentations par exemple. Elles peuvent être utilisées par des professionnels comme par des particuliers. Les webinars sont une forme spéciale de web conférence. En plus des fonctionnalités communes aux conférences web, il est possible de proposer des présentations multi-orateurs au public. On préférera ainsi cet outil lorsque l’on souhaite organiser des séminaires web. Contrairement aux conférences web assez interactives, avec la possibilité de partager son écran ou autre, la communication lors des webinars a tendance à être assez unilatérale avec une interaction avec le public limitée.
Comment se déroule une web conférence ?
Organiser une web conférence est assez simple. Premièrement, l’organisateur de la réunion se charge de planifier la date, l’heure et d’envoyer le mail d’invitation aux participants. Ce mail contient ainsi les informations nécessaires à la participation à la web conférence : le sujet de la réunion ainsi que le lien de connexion et le code d’accès. Vous pouvez également préciser si la vidéo est autorisée et les différentes options audio.
Une fois la conférence lancée, l’hôte a accès à certaines fonctionnalités lui permettant de veiller au bon déroulement de la réunion. Par exemple, il est possible d’enregistrer l’événement, de partager votre écran pour visualiser un document, d’inviter de nouveaux participants durant la conférence, de modérer la messagerie instantanée… Une fois que les collaborateurs ont accès à la conférence, ils peuvent accéder aux fichiers et autres supports relatifs à la réunion.
En tant qu’animateur de la web conférence, vous avez certaines responsabilités. Vous devez tout d’abord vous assurer que tout fonctionne correctement : Est-ce que tout le monde vous entend bien ? Est-ce que l’option de partage d’écran marche ? Prévoyez généralement cinq minutes en début de séance pour effectuer vos tests. Une fois cela de fait, il est important d’énoncer les règles de la réunion. Pour éviter que ce ne soit la cacophonie, invitez vos participants à couper leurs caméras et leurs micros. Indiquez-leur que s’ils souhaitent intervenir durant la présentation, ils peuvent utiliser la fonctionnalité “lever la main” qui notifie la volonté de prise de parole. Sinon, ils peuvent également poser leurs questions dans le tchat. Un temps de réponse devra alors être prévu durant ou à la fin de l’exposé.
Toutes nos astuces pour une web conférence réussie
Pour mettre toutes les chances de votre côté et réussir votre web conférence, il est indispensable de bien la préparer. La première chose à faire est de s’assurer du bon fonctionnement de ces outils : la connexion internet, la webcam, le micro… Et vérifier si tous les documents nécessaires à la réunion sont disponibles pour les participants. Veillez à effectuer votre web conférence dans un lieu propice : un espace calme dans lequel vous ne serez pas dérangé, avec une bonne connexion internet. Vous devez avoir à votre disposition le matériel nécessaire au bon déroulement de la réunion. Pour cela, vous pouvez faire appel à des agences spécialisées qui sauront vous accompagner dans l’organisation de votre web conférence.
Il est ensuite important d’être vous-même préparé et de connaître votre sujet. Pour être sûr de le maîtriser, entraînez-vous à l’avance lors de répétition. Vous vous familiariserez ainsi avec votre outil et serez donc plus à l’aise lors de votre véritable présentation. Faites toutefois attention à ne pas perdre l’attention de vos participants en monopolisant la parole avec de longs monologues. Rendez la conférence vivante et interactive en partageant des fichiers, en utilisant le tableau interactif et en laissant la parole aux autres utilisateurs ou bien en répondant aux questions du tchat.