Streaming évènementiel : les étapes indispensables
L’organisation d’un streaming événementiel présente de nombreux atouts pour une entreprise : il vous dispense de la logistique complexe d’un événement en présentiel, et ce canal de diffusion plus spontané crée naturellement un sentiment de proximité avec votre audience.
Le streaming pour entreprise constitue donc un formidable levier pour la notoriété de votre marque. Mais il nécessite une préparation rigoureuse, sur plusieurs semaines. D’autant plus si vous n’avez pas le matériel nécessaire. Il peut également être intéressant de se faire accompagner.
La phase préparatoire : indispensable pour un event en ligne réussi
Commencez par définir le plus précisément possible les objectifs à court et moyen terme de votre webinaire. Diffuser une vidéo en direct de votre entreprise peut facilement accroître la notoriété de votre marque, fidéliser des clients existants, ou convertir des prospects.
Définir précisément la cible et la proposition de valeur de votre event en ligne vous guidera dans sa préparation. Déterminez exactement les bénéfices que vous attendez de ce streaming événementiel afin d’anticiper les actions à mettre en place pour y parvenir.
Utilisez ces informations pour préparer le contenu des interventions de chacun, en incorporant dans celles-ci vos outils habituels de marketing et de storytelling.
Déterminez les sujets à aborder et leur enchaînement logique. Puis répartissez les temps de paroles, et les supports nécessaires pour illustrer vos propos : données chiffrées, illustrations, inserts vidéos etc.
En fonction des habitudes de votre cible et de la durée prévisionnelle de votre web video cast, réfléchissez également à une date et une heure optimales . Vous pourrez ensuite commencer à communiquer sur votre événement.
Une communication impactante en amont de l’événement
Vous allez ensuite devoir passer à des aspects plus commerciaux : votre événement est en cours de préparation, il faut désormais attirer le public idéal pour sa webdiffusion.
Utilisez vos canaux de communication habituels : des publications sur vos réseaux sociaux, des campagnes d’e-mailing, et éventuellement vos outils de communication internes.
Des opérations marketing spéciales peuvent être mises en place pour cette occasion.
Du snack content pourra par exemple vous aider à susciter l’intérêt tout en maintenant un certain suspense. Créez à cet effet de courtes vidéos avec des extraits de quelques secondes. Utilisez des vidéos de teasing pour donner un aperçu du contenu, et pour mettre en valeur les bénéfices que les futurs spectateurs pourront tirer de cette vidéo en direct de votre entreprise.
Pensez également à faciliter les inscriptions, par exemple avec un système d’e-mails automatisés. Des liens de tracking et des champs spéciaux de formulaires vous permettront de collecter des données au moment de l’inscription.
Programmez des e-mails de relance et un rappel à J-1 pour éviter les oublis. Si vous faites appel à des influenceurs pour couvrir votre événement, c’est également à cette étape qu’il faudra commencer à les contacter et à préparer leur prestation.
Gérer les aspects techniques avec l’aide d’un professionnel du streaming pour entreprises
Parallèlement à la préparation du contenu, vous pourrez commencer à vous occuper des parties techniques.
Certains détails peuvent à eux-seuls être assez chronophages : la réservation d’un local adapté à la diffusion de vidéos en direct pour les entreprises, la sélection des meilleurs logiciels, l’achat du matériel, etc.
Afin de vous dispenser d’une logistique contraignante, et pour assurer une qualité irréprochable, faites vous accompagner par un prestataire spécialisé dans l’organisation de streamings pour les entreprises.
Les technologies de l’image et du son sont en effet relativement complexes. La moindre erreur pourrait altérer le rendu final et donner un aspect amateur à votre streaming événementiel.
De la captation de l’événement jusqu’à la retransmission en live, chaque étape peut être gérée par des professionnels de la vidéo en direct pour les entreprises, dans des conditions matérielles optimales.
Vous obtenez ainsi une qualité d’image irréprochable, sans décalage ni grésillement désagréable. Vos partenaires apprécieront l’aspect premium de votre streaming d’entreprise, et vous serez certain d’obtenir des retombées positives en termes d’image et de notoriété. Néanmoins, cela peut vite devenir onéreux. Studio webcast vous propose donc son studio vidéo pour des tournages de qualité.
Le jour J : assurer un résultat parfait
Juste avant le début de votre event en ligne, ne négligez pas la phase de tests. Vérifiez une dernière fois la totalité du matériel, ainsi que vos logiciels, et testez évidemment la connexion internet.
Prévoyez une petite marge de sécurité pour pouvoir remédier calmement à un dysfonctionnement éventuel.
N’hésitez pas à organiser une dernière répétition pour vous entraîner en dehors des conditions du direct. Cela vous aidera à mieux appréhender l’enchaînement des séquences.
L’objectif principal au cours de cette webdiffusion sera de garder l’attention du public du début jusqu’à la fin.
Pour mettre toutes les chances de votre côté, pensez à prévoir :
- des interventions courtes et impactantes
- des animations pour casser le rythme
- des décors à l’aspect professionnel
- un son irréprochable et un volume suffisant
- ainsi qu’une image de très haute qualité
Soyez concis, et évitez autant que possible les trop longues prises de paroles.
Favorisez les échanges en prévoyant un chat en direct, où vous publierez des questions et sondages. Celui-ci vous permettra d’obtenir les retours de vos participants, sur lesquels vous pourrez rebondir pour créer un webinaire plus convivial.
Après l’événement : maximiser l’expérience des spectateurs
La fin de la webdiffusion ne signifie pas que votre événement est terminé ! Prolongez les bénéfices en gardant le contact avec les participants. Profitez-en pour récolter des retours afin d’améliorer le processus si nécessaire.
Évaluez également l’impact de cette vidéo en direct pour votre entreprise, en consultant les données chiffrées : nombre de participants, sources, taux d’engagement, etc.
Si votre parcours utilisateur comporte des étapes supplémentaires, comme une inscription ou un achat, c’est le moment d’évaluer le taux de conversion.
En complément, continuez à communiquer autour de votre événement, afin d’en maximiser les retombées. Envoyez des mailings aux participants et programmez des publications sur vos réseaux sociaux pour prolonger l’expérience, et pour permettre à vos spectateurs d’aller encore plus loin.
N’hésitez pas à prévoir des documents annexes qui viendraient compléter une présentation. Des offres marketing dans le cas du lancement d’un nouveau produit peuvent aussi être présentées à votre cible.
Prolongez l’événement avec des vidéos supplémentaires
Publiez les meilleurs moments de votre streaming événementiel sur vos canaux de diffusion habituels, dans de courtes vidéos au montage dynamique, ou proposez si vous le souhaitez un replay intégral. Cela permet de faire du contenu pour d’autres plateformes.
Vous pouvez également faire des articles ou des infographies à partir des éléments d’informations mentionnés au moment de la webdiffusion.
Enfin, prévoyez un temps pour visionner les rushs de l’événement. Sélectionnez les meilleurs moments qui ont eu lieu en off ou après la fin de la webdiffusion.
Ces images des backstages, plus spontanées, vous serviront à enrichir votre stratégie de contenu, et votre audience appréciera certainement ce petit privilège.
Ces bonus viendront compléter votre communication de manière originale, et à moindre coût, et vous permettront de rentabiliser encore davantage l’organisation de votre streaming événementiel.