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Animez votre conférence virtuelle avec succès

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Les webinaires, visioconférences, réunions en ligne et autres conférences virtuelles sont devenus incontournables dans le milieu professionnel. Qu’il s’agisse de faire un point entre collaborateurs, d’animer des formations ou encore de prospecter de nouveaux clients, les conférences virtuelles sont des supports de choix qui combinent le son et l’image. Les solutions et logiciels de visioconférence se sont également développés et proposent de multiples fonctionnalités pour animer une conférence virtuelle. Pourtant, savoir échanger clairement, présenter un produit de manière attractive, ou encore captiver son audience et la faire participer n’est pas forcément évident.

Pour vous aider, voici les conseils indispensables qui vous permettront d’animer votre conférence virtuelle avec succès.

Conférence virtuelle : de quoi parle-t-on ?

Pour animer une conférence virtuelle avec succès, l’étape primordiale est de bien comprendre ce dont il s’agit. Une conférence virtuelle s’apparente à une réunion à la différence que les participants peuvent assister à l’événement depuis n’importe où dans le monde.

La majorité des solutions de conférence virtuelle proposent également des fonctionnalités telles que :

  • Le partage en temps réel d’écrans d’ordinateur, d’applications ou de documents ;
  • Une messagerie instantanée ou un chat ;
  • Des outils collaboratifs comme les annotations, les sondages ou les tableaux blancs ;
  • La gestion des intervenants (invitations, ajouts de participants, etc.).

Toutes ces options permettent de planifier et d’animer différents formats de conférences virtuelles comme :

  • Les webinaires qui sont des réunions interactives ou ateliers en visioconférence, principalement destinés au travail collaboratif et à l’échange d’informations ;les Mooc qui représentent des formations et cours interactifs dispensés en ligne ;
  • Les webcasts, c’est à dire des conférences live filmées depuis un plateau télé et diffusées en direct sur internet ;
  • Les webconférences qui sont des conférences d’entreprise transmises à travers un réseau informatique et où plusieurs orateurs et participants peuvent intervenir ;
  • Les présentations et teasers vidéos qui sont l’occasion de faire la promotion d’un produit, d’un service ou d’une nouvelle offre.

 

Derrière le terme « conférence virtuelle » se cachent donc plusieurs types d’événements professionnels aux objectifs et à la structure différente. Organiser un colloque réunissant plusieurs spécialistes pour débattre sur un sujet demande une planification totalement différente de la mise en place d’un atelier en visioconférence par exemple. Toutefois, certaines étapes sont incontournables pour animer une conférence virtuelle avec succès, quelle que soit sa nature.

 

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Organiser un événement professionnel en ligne marquant

À présent que vous comprenez ce qu’est une conférence virtuelle et surtout tout son potentiel, voici une liste d’étapes pour animer et organiser un événement professionnel marquant.

Testez votre logiciel de conférence virtuelle

Il existe désormais une multitude de logiciels de visioconférence sur le marché. Les plus populaires sont Zoom, Skype, Teams ou encore Google Meet. Le choix entre ces solutions doit se faire avant tout en fonction de vos objectifs et des outils déjà en place dans votre entreprise.

Mais, au-delà de la solution de conférence elle-même, c’est la connaissance et la pratique que vous en avez qui vous permettront d’animer votre événement professionnel avec succès. Pour cela, n’hésitez pas à consulter la documentation de la solution choisie et à tester l’ensemble des fonctionnalités dont vous avez besoin.

Le jour de votre réunion virtuelle, pensez également à vous connecter avant l’heure prévue afin de vérifier une dernière fois votre connexion internet, vos réglages ainsi que vos équipements vidéos et audios. Cette préparation vous permettra de ne pas être interrompu ou dérangé par des incidents techniques pendant l’événement et de vous assurer que tous les invités pourront assister et participer à la conférence dans les meilleures conditions.

Planifiez votre événement professionnel

Même si cette étape intervient en amont de la conférence, la planification reste indispensable pour organiser une réunion virtuelle marquante. En effet, c’est lors de la préparation de la conférence que vous pourrez vous assurer que les participants disposent de toutes les informations dont ils ont besoin pour rejoindre la salle de conférence virtuelle (lien vers l’événement, identifiant et code de connexion par exemple).

Organiser un salon virtuel suffisamment en avance vous permet également de vérifier que tout le monde sera disponible et présent et qu’il n’y a pas de questions ou de problèmes pour l’organisation de l’événement en ligne.

Vous pouvez aussi profiter des invitations à la conférence pour informer les participants de l’ordre du jour et les inviter à préparer leurs questions et remarques. Enfin, n’hésitez pas à mettre en place des rappels, surtout la veille et l’heure avant l’événement afin d’éviter tout retard et devoir ajouter des participants au beau milieu de la conférence.

Soignez votre décor

Le décor de votre visioconférence a un impact majeur sur l’image et le professionnalisme qui s’en dégage. Pour tous vos événements en ligne professionnels, privilégiez un décor sobre et organisé. Certaines solutions de visioconférences proposent des fonds verts ou des cadres numérisés. Cependant, ces fonds peuvent être très contraignants et entraîner des problèmes d’affichage (mauvais détourage, pixellisation, etc.).

Pour organiser un salon virtuel, une réunion, une conférence ou même un webinaire de qualité professionnelle, la solution idéale reste de se filmer depuis un plateau de tournage ou un bureau spécifiquement conçu pour les conférences virtuelles. Le décor pourra ainsi être adapté à votre style de communication, à votre objectif et au public visé.

Préparez vos plans et supports de réunion

La préparation des plans et supports de présentation sont aussi des étapes indispensables pour tous les types d’événements professionnels. Grâce aux solutions de conférence en ligne, vous pourrez agrémenter vos diaporamas de démonstration en direct, de partage d’écrans et de documents.

Pour animer votre conférence virtuelle avec succès pensez également à :

  • Rappeler en début de séance l’ordre du jour afin d’éviter les digressions et de rallonger la durée de l’événement ;
  • Indiquer aux participants les possibilités qui leur sont offertes (chat, partage d’écran, demande de prise de parole, etc.) ;
  • Désigner, si nécessaire, un modérateur ou co-hôte pour gérer les temps de parole et répondre aux questions et remarques des participants dans le chat.

Ajoutez de l’interactivité à vos conférences virtuelles

La dernière étape clé pour réussir sa conférence virtuelle est de parvenir à maintenir l’intérêt de tous les participants. Pour cela, n’hésitez pas à entrecouper votre présentation de moments plus interactifs comme des sondages, des systèmes de vote ou des QCM. Si le sujet de la réunion en ligne s’y prête, vous pouvez aussi organiser un atelier brainstorming virtuel avec des annotations ou des tableaux blancs collaboratifs.

Enfin, clôturez la réunion par une session de questions-réponses et pensez à prévenir les participants qu’un temps d’échange est prévu en fin de réunion. Cela vous évitera une nouvelle fois d’être interrompu durant votre présentation.

Bien qu’ils puissent paraître plus difficiles que les réunions en face-à-face, les événements professionnels en ligne répondent à de nombreux besoins et objectifs. Les quelques conseils ci-dessus sont simples à mettre en œuvre et vous permettront d’animer votre conférence virtuelle avec succès.

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